Griffiemedewerker
Lijkt het jou een uitdaging om de Vlaardingse gemeenteraad zo goed mogelijk te faciliteren en te ondersteunen? Leg jij vanuit jouw ondersteunende rol de verbinding tussen de gemeenteraad, jouw collega’s vanuit het team en de ambtelijke organisatie van het college? Werk jij graag in een klein en enthousiast team? Lees dan snel verder!
Wat ga je doen?
De gemeente Vlaardingen is een stad van ruim 77.000 inwoners met een gemeentelijke organisatie van zo’n 800 medewerkers. Deze medewerkers ondersteunen vanuit verschillende teams het college van burgemeester en wethouders. De zes medewerkers van de griffie zijn een apart team en ondersteunen de gemeenteraad.
Als griffiemedewerker ondersteun jij de gemeenteraad voornamelijk door te zorgen voor een goede informatievoorziening en het regelen van de facilitaire randvoorwaarden. Je zorgt er ook voor dat de andere medewerkers van de griffie zich kunnen richten op hun adviserende rol richting de gemeenteraad en je werkt ook samen met de organisatie en het college.
Een dag uit het leven van jou als griffiemedewerker
Donderdag is de vaste vergaderdag van de Vlaardingse gemeenteraad. Samen met je collega’s heb je die dag het wekelijkse teamoverleg waarvan jij het verslag maakt en eventuele actiepunten oppakt. De laatste moties en amendementen die raadsleden die avond tijdens de raadsvergadering willen indienen worden via de mailbox van de griffie aangeleverd. Jij plaatst deze moties en amendementen op het raadsinformatiesysteem en neemt deze mee in de dagmail naast enkele andere berichten. Aan het einde van de middag print je de voorgestelde raadsbesluiten uit waarover de gemeenteraad tijdens die avond gaat stemmen, zodat de raadsbesluiten direct na de raadsvergadering kunnen worden ondertekend door de burgemeester en de waarnemend griffier. Om 17.15 uur verstuur je de dagmail. Voor de raadsvergadering ga je gezellig eten met je collega’s. Tijdens de raadsvergadering zorg jij ervoor dat de techniek goed loopt en stuur jij de dames van de catering aan.
Meer in detail houd jij je onder andere bezig met:
- Administratieve, facilitaire en secretariële ondersteuning voor de griffie en de gemeenteraad;
- Het beheren en publiceren van stukken op ons raadsinformatiesysteem;
- Het onderhouden van ingekomen post en raadsstukken in ons zaaksysteem;
- Beheer van de algemene griffiemailbox en dagelijks vullen en verzenden van de dagmail;
- Het publiceren van agenda's van diverse vergaderingen en het maken van het verslag van de teamvergadering;
- Agendabeheer van de centrale raadsagenda;
- Het voorbereiden van de afhandeling van financiële zaken voor facturen;
- Vraagbaak zijn voor (steun)raadsleden die problemen hebben bij het krijgen van toegang tot de stukken in het raadsinformatiesysteem;
- Regelen facilitaire zaken rondom werkbezoeken van de gemeenteraad;
- Het verzorgen van interviews van raadsleden en de terugblikken in de lokale krant;
- Tijdens de raadsvergadering bedien je het vergadersysteem.
Dit neem je mee
Jij werkt graag in een dynamische omgeving. Met een klein team zorg je ervoor dat alles rondom de Vlaardingse politiek op rolletjes loopt. Dat betekent dat je als team soms onder hoge druk staat en daarmee om moet kunnen gaan. Hoe hectisch het ook is, jij en je collega’s vormen echt een team waarin je op elkaar kunt bouwen en elkaar kunt vervangen waar nodig. Je bewaart altijd de rust en het overzicht. Jij werkt zelfstandig en efficiënt, maar je zoekt daarbij op het juiste moment de afstemming met je collega’s en de ambtelijke organisatie. Je bent flexibel in je werktijden en je hebt ook een echte hands-on mentaliteit.
Wat we verder belangrijk vinden:
- MBO+/HBO werk- en denkniveau met in ieder geval een afgeronde mbo-4 opleiding voor managementassistent of vergelijkbare werkervaring.
- Je hebt werkervaring in een soortgelijke functie.
- Ervaring met het werken met een raadsinformatiesysteem is een pré.
- Je beschikt over politieke sensitiviteit.
- Je hebt een brede interesse in de gemeentelijke overheid, in het bijzonder in het functioneren van de gemeenteraad.
- Je hebt een toegankelijke persoonlijkheid en goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
- Het is voor jou geen probleem om op momenten in de avonduren te werken voor de vergaderingen.
- Je vakanties neem je bij voorkeur op in de periodes van reces van de gemeenteraad.
- Jouw werkdagen zijn in overleg, maar in ieder geval op maandag tot en met donderdag en eventueel ook op vrijdag. Verder ben je bereid om tijdens de maandelijkse raadsvergadering op donderdagavond aanwezig te zijn.
Samen met je nieuwe team
Jouw werkplek bevindt zich op het Stadhuis in het politieke hart van de gemeente Vlaardingen. De medewerkers van de griffie vallen onder de gemeenteraad en hebben daarmee een bijzondere positie binnen de organisatie. De zes medewerkers van de griffie vormen een klein en hecht team.
Wat hebben wij jou te bieden?
Allereerst een interessante uitdaging bij een mooie groeiende gemeente! Daarnaast hechten wij veel waarde aan goede arbeidsvoorwaarden en werk-privé balans, zodat jij energiek en betrokken aan het werk kunt zijn. Wat dacht je van:
- Salaris van € 3.359,00 tot € 4.811,00 bruto op basis van 36 uur (salarisschaal 9). Afhankelijk van kennis en ervaring
- Een goed ABP-pensioen.
- Individueel Keuzebudget van 17,05% van je salaris, die je naar eigen keuze kunt inzetten voor extra vrije dagen of andere persoonlijke wensen.
- Flexibele werktijden en de mogelijkheid om na je inwerkperiode deels thuis te werken;
- Meer dan 50 trainingen in onze eigen “Vlaardingse“ School, zodat je altijd aan je persoonlijke ontwikkeling kan blijven werken.
- Reiskosten- en thuiswerkvergoeding.
- Een jaarcontract met zicht op een vast dienstverband. We investeren graag in een duurzame relatie.
Ben jij degene die we zoeken?
Vlaardingen wérkt. Samen met jou? Solliciteer uiterlijk woensdag 2 april 2025 op deze vacature van griffiemedewerker via onderstaande button. Wil je eerst meer weten over deze functie of over de werving- en selectieprocedure? Bel dan met Iroy Konings griffier, via 010-2484000 of 06-15550231.
Save the date
Zet woensdag 9 april 2025 alvast in je agenda, want dan vinden de eerste gesprekken plaats. Je hoort donderdag 3 april 2025 of je wordt uitgenodigd. De tweede ronde gesprekken vinden plaats op maandag 14 april 2025. De beoogde startdatum is 1 juni 2025 of zo snel mogelijk daarna. Deze vacature is tegelijkertijd zowel intern als extern uitgezet.